Informationen zum Datenschutz („Datenschutzerklärung“)

Die Ottenbruch GmbH & Co. KG, Schurwaldstr. 19, 73765 Neuhausen a.d.F., nimmt den Schutz Ihrer Daten sehr ernst. In den nachfolgend beschriebenen Fällen verarbeiten wir auch personenbezogene Daten auf Grundlage der Datenschutzgrundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO). Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine natürliche Person beziehen.

 

1. Besuch unserer Website

Der Besuch unserer Website ist ohne Eingabe personenbezogener Daten möglich. Eine Eingabe von Daten erfolgt auf freiwilliger Basis. Gleichwohl werden Daten wie nachfolgend beschrieben automatisch verarbeitet.

 

a) Cookies

Außerdem setzen wir Session-Cookies ein. Cookies sind kleine Dateien, die eine von uns vergebene Identifikationsnummer enthalten. Cookies werden beim Aufrufen unserer Website auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert. Rufen Sie unsere Website erneut auf, so kann Ihr Computer oder mobiles Gerät anhand dieser Identifikationsnummer wiedererkannt werden. Cookies erleichtern Ihnen die Navigation durch unsere Website und helfen uns die Gestaltung und die Inhalte unserer Website an Ihre Erwartungen anzupassen.

Zum Setzen von Session Cookies sind wir nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO und Art. 8 Abs. 1 a) und d) ePrivacy-Verordnung berechtigt. Session-Cookies werden nach Schließen des Browsers gelöscht.

Sie können unsere Website auch ohne Cookies besuchen; in diesem Fall können Sie womöglich nicht alle Funktionen der Website nutzen. Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Verpflichtung zum Einsatz von Cookies. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch; um dies zu verhindern, müssen Sie die entsprechende Einstellung Ihres Browsers ändern. Die Einstellungen müssen Sie für jeden Browser und für jeden Computer, den Sie nutzen, gesondert vornehmen.

 

2. Nutzung unseres Kontaktformulars

Für Daten, die Sie in unser Kontaktformular eingeben und die zur Erfüllung eines Vertrages zwischen Ihrem Unternehmen und uns oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, gilt ausschließlich Ziffer 3. Darüber hinaus dürfen wir Ihre in unser Kontaktformular eingegebenen Daten (z.B. Name, E-Mailadresse, Telefonnummer, Adresse, ggf. Daten im Feld „Ihre Nachricht“) gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO auch außerhalb von Vertragsbeziehungen verarbeiten, sofern Sie in diese Verarbeitung durch Setzen eines Häkchens unterhalb des Kontaktformulars eingewilligt haben.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer in das Kontaktformular eingegebenen Anfrage. Die Daten werden nach 3 Jahren nach Eingang der Anfrage gelöscht. Die Bereitstellung dieser Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben und für einen Vertragsschluss nicht nötig. Die Nutzung des Kontaktformulars setzt jedoch voraus, dass Sie eine E-Mail-Adresse angeben, da wir ansonsten auf Ihre Anfrage nicht antworten können. Soweit Sie darüber hinaus weitere Daten angeben, erfolgt dies freiwillig.

 

3. Datenverarbeitung im Rahmen von Geschäftsbeziehungen

Wir dürfen Daten aufgrund Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO verarbeiten, sofern dies für Erfüllung eines Vertrages zwischen Ihnen und uns oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgten, erforderlich ist.

Bei diesen Daten handelt es sich um Ihren Firmenname bzw. Ihren Namen oder den Namen von Ansprechpartnern Ihres Unternehmens, Rechnungs- und Lieferadresse, E-Mail-Adresse und ggf. Ihre Telefon-, Faxnummer und ggf. Zahlungsdaten wie Kontoverbindungen (Kundendaten).

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Allerdings ist für einen Vertragsschluss mit uns die Verarbeitung Ihres Namens bzw. Ihres Firmennamens, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer Anschrift erforderlich. Ohne diese Daten wäre ein Versand von E-Mails an Sie z.B. zur Bestätigung Ihrer Bestellung, ein Versand der bestellten Produkte, eine Rechnungsstellung und ggf. die Geltendmachung berechtigter Ansprüche nicht möglich.

Diese Daten dürfen wir bis zur endgültigen Abwicklung des jeweiligen Vertrages und innerhalb der Verjährungsfristen bzw. Gewährleistungsfristen zu oben genannten Zwecken verarbeiten. Ist danach eine Verarbeitung zu anderen Zwecken erlaubt, so dürfen die Daten auch darüber hinaus verarbeitet werden (Art. 5 Abs. 1 b), 6 Abs. 4 DSGVO). Ist die Speicherung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO erforderlich, so sind wir zu Speicherungen bis zum Ablauf derartiger Aufbewahrungsfristen berechtigt.

 

4. Anlegen eines Kundenkontos für Unternehmer (Registrierung im Online-Shop „Ottenbruch Live“)

Möchte Ihr Unternehmen unser Online-Shop nutzen, so können Sie ein Kundenkonto für künftige Bestellungen anlegen. Ihre Kundendaten werden dabei zum Zwecke der Vereinfachung und Beschleunigung zukünftiger Bestellungen gespeichert. Sie können sich nach Registrierung und nach Freischaltung durch uns mit Ihrer Benutzerkennung, Kundennummer und Ihrem Passwort (Zugangsdaten) im Online-Shop anmelden. Melden Sie sich als registrierter Nutzer an, so werden Ihre Zugangsdaten an uns übermittelt. Nach Anmeldung mit den Zugangsdaten werden Ihre bei uns gespeicherten Kundendaten für eine neue Bestellung übernommen. Im Übrigen gilt Ziffer 3. entsprechend.

Wir dürfen die bei Registrierung von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten wie Kundendaten und Zugangsdaten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO verarbeiten, sofern dies für Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist; insofern gilt Ziffer 3.

Im Übrigen dürfen wir weitere Daten, die Sie uns bei Registrierung freiwillig mitgeteilt haben, nach Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO verarbeiten, sofern Sie in diese Verarbeitung durch Setzen eines Häkchens vor dem Button „Datenschutz“ eingewilligt haben. Die Verarbeitung dieser freiwilligen Angaben erfolgt zur Bearbeitung Ihrer in das Registrierungs-Formular eingegebenen Anfrage. Hierbei handelt es sich um die Telefonnummer/Faxnummer Ihres Unternehmens, der Kundennummer oder einer Bemerkung.

Solange Ihr Unternehmen als Kunde mit einem Kundenkonto registriert sind, werden Ihre Kundendaten und Zugangsdaten verarbeitet. All diese Daten können jederzeit im Kundenportal geändert oder gelöscht werden. Die im Rahmen der Registrierung angegebenen Daten werden spätestens nach 5 Jahren nach der letzten Bestellung gelöscht, sofern wir nicht zu einer längeren Speicherung nach Ziffer 3. berechtigt sind.

Um Ihnen die Nutzung Ihres Kundenkontos zu erleichtern, werden folgende Informationen vom letzten Login gespeichert:
• "Gelesen Kennzeichnung" für Belege (Komfortfunktion)
• Nicht bestellte bzw. nicht gespeichert Warenkörbe (Komfortfunktion)
• Getätigte Bestellungen (Komfortfunktion)
• Nutzerabhängige Informationen im Rahmen einer Bestellung für Budget und Budgetzeitrahmen

Die Daten des Online-Shops werden an unser Warenwirtschaftssystem weitergegeben, nicht jedoch an Dritte.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten durch Registrierung ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, für einen Kauf von Artikeln in unserem Online-Shop aber erforderlich.

 

5. Nutzung Fastviewer Client

Nutzen Sie den Fastviewer Client, so werden Daten von Ihnen verarbeitet. Zur Verarbeitung sind wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) und f) DSGVO und Art. 8 Abs. 1 a), c und ggf. d) „ePrivacy-Verordnung“ berechtigt. Die Verarbeitung erfolgt aus technischen Gründen zur Durchführung eines elektronischen Kommunikationsvorgangs und zur Bereitstellung des von Ihnen gewünschten Dienstes „Fastviewer Client“.

Die Bereitstellung von Daten durch Nutzung des Fastviewer Clients ist nicht vorgeschrieben und für einen Vertragsschluss nicht erforderlich.

Die bei Nutzung des Fastviewer Clients anfallenden Daten werden nach Beendigung des Fastviewer Clients gelöscht.

 

6. Bewerbungen

Auch bei Online-Bewerbungen werden Ihre personenbezogenen Daten vertraulich behandelt.

Ihre Daten werden zum Zwecke des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) und b) verarbeitet. Sie bleiben zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens längstens für die Dauer von 6 Monaten nach Eingang der Bewerbung bei uns gespeichert und werden danach gelöscht. Verarbeitungen darüber hinaus sind zum Zwecke der Begründung und Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses nach o.g. Rechtsgrundlage zulässig, sofern Sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bei uns eine Beschäftigung aufnehmen.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder vertraglich noch gesetzlich vorgeschrieben. Eine Online-Bewerbung setzt jedoch zwingend die Übermittlung und Speicherung von Daten voraus.

Übermitteln Sie uns unaufgefordert besondere Kategorien an Daten, die Angaben über die rassische oder ethnische Herkunft, politische, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit, Sexualleben oder biometrische Daten enthalten, willigen Sie auch in die Verarbeitung dieser Daten ein. Eine Verarbeitung findet nur statt, sofern und soweit diese für o.g. Gründe zwingend erforderlich ist. Wir bitten Sie, keine solchen Daten an uns zu übermitteln.

 

7. Empfänger von Daten

Daten werden in der Regel ohne Ihre Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben. Allerdings setzen wir sogenannte Auftragsverarbeiter ein. Auftragsverarbeiter verarbeiten Daten nur nach Weisung, in unserem Auftrag und nicht für eigene Zwecke. Dabei handelt es sich um folgende Auftragsverarbeiter:

• Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften (Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften) erhalten, z. B. Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden.
• Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind z.B. Vertrieb, Rechnungswesen, Einkauf, EDV, Versand
• Externe Auftragnehmer entsprechend §11 BDSG (Verarbeitung oder Nutzung personenbe-zogener Daten im Auftrag)
• Externe Stellen zur Erfüllung der genannten Zwecke.

 

8. Ihre Rechte

Wir informieren Sie über Ihr Recht, von uns Auskunft darüber zu verlangen, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Umfang und Form der Auskunft ergeben sich aus Art. 15 DSGVO. Sie haben das Recht, Ihre uns übermittelten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie einem Dritten zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht und die Verarbeitung automatisiert erfolgt.

Sie können die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten, die Sie betreffen, verlangen. Soweit es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist, können Sie verlangen, dass wir unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen. Sie können verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich löschen, sofern die Voraussetzungen für eine Löschung nach Art. 17 DSGVO vorliegen. Unter den Voraussetzungen von Art. 18 DSGVO können Sie von uns die Sperrung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Soweit wir Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Legen sie Widerspruch ein, so werden wir die betroffenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung oder Verteidigung unserer Rechtsansprüche.

Haben Sie in die Verarbeitung personenbezogener Daten eingewilligt, so steht Ihnen das Recht zu, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf kann in Form einer E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! erklärt werden. Nach Widerruf werden wir die entsprechenden Daten nicht mehr verarbeiten. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von Ihrem Widerruf unberührt. Ebenso bleibt eine Verarbeitung trotz Widerrufs der Einwilligung möglich, sofern wir dazu aufgrund einer gesetzlichen Vorschrift berechtigt oder verpflichtet sind.

Sie haben das Recht, datenschutzrechtliche Beschwerden beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Königstrasse 10a, 70173 Stuttgart, zu erheben.

 

9. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie zu Fragen zum Datenschutz per E-Mail (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) kontaktieren.